Starszy referent/starsza referentka

Warunki pracy

Praca administracyjno-biurowa.  Budynek IV piętrowy bez windy, nieprzystosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych ruchowo, oświetlenie dzienne i sztuczne, praca siedząca z wykorzystaniem monitora ekranowego powyżej 4 godzin dziennie.

Zakres zadań

• Pobiera z kancelarii, kompletuje i przygotowuje dokumenty oraz korespondencję do podpisu Naczelnika Wydziału Łączności i Informatyki, w celu zapewnienie właściwego obiegu dokumentów w Wydziale.
• Przekazuje komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne funkcjonariuszom i pracownikom cywilnym, w celu wsparcia w bieżącej pracy Naczelnika Wydziału Łączności i Informatyki.
• Prowadzi roczne karty ewidencji obecności funkcjonariuszy i miesięczne karty ewidencji czasu pracy pracowników cywilnych, bieżącą ewidencję absencji, urlopów oraz nadgodzin funkcjonariuszy i pracowników cywilnych Wydziału Łączności i Informatyki, a także rozlicza służby, nadgodziny i absencję funkcjonariuszy w systemie SWK oraz wykonuje czynności związane ze sporządzaniem, prowadzeniem i weryfikowaniem listy obecności pracowników cywilnych w celu zapewnienia prawidłowej organizacji, monitorowania i rozliczania czasu pracy oraz właściwego dokumentowania obecności i nieobecności pracowników.
• Sporządza projekty pism, raporty oraz zestawienia na polecenia Naczelnika Wydziału Łączności i Informatyki, w tym zestawień dot. posiadania przez funkcjonariuszy i pracowników cywilnych Wydziału aktualnych badań okresowych, poświadczeń bezpieczeństwa, szkoleń BHP, itp., w celu zapewnienia bieżącego monitorowania i aktualizacji dokumentacji funkcjonariuszy i pracowników cywilnych.
• Wprowadza i aktualizuje dane związane z gotowością alarmową Wydziału w celu utrzymania aktualnego stanu danych oraz niezwłocznego podjęcia działań w przypadku wystąpienia sytuacji wymagającej uruchomienia procedur.
• Przygotowuje i wykonuje obsługę organizacyjną spotkań Naczelnika Wydziału Łączności i Informatyki z interesantami i gośćmi, w celu wsparcia bieżącej pracy Naczelnika Wydziału.

Wymagania niezbędne

• Umiejętność pracy w zespole, komunikatywność, odporność na stres
• Biegła obsługa komputera (MS Office) i urządzeń biurowych
• Złożenie klauzuli informacyjnej dla osób ubiegających się o pracę w MOSG wraz z oświadczeniem o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacyjnych,
• Złożenie oświadczenia lustracyjnego (dotyczy osób urodzonych przed 01 sierpnia 1972 r.)
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Znajomość programów obowiązujących w MOSG dot. obsługi kancelaryjnej.